SI 06/21 Mehr Rechtssicherheit durch digitale Unterweisungen?
Um vorab mal einen Irrtum aufzuklären: Es gibt keine digitalen Unterweisungen, es gibt nur Digitalisierung bei Unterweisungen, heißt Softwareplattformen, die helfen Unterweisungen, welche von Menschen erstellt worden sind, an die betreffenden Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu verteilen und gegebenenfalls nachzuhalten.
Zu Unterweisungen, welche rechtssicher dokumentiert werden müssen, zählen Arbeitssicherheit und alle damit relevanten Themen wie Brandschutz, Gefahrstoffe, Erste Hilfe, Datenschutz und andere für Ihre Branche geltenden gesetzlichen Vorschriften.
Und da sind wir auch schon beim ersten Punkt – Arbeitssicherheitsunterweisungen sind stinkelangweilig und digital noch langweiliger, und dann ständig diese berühmten 20%, hinter denen man ständig hinterher sein muss, damit sie es irgendwie mitmachen! Das kennt jede SiFa, FaSi, jede SiGeKo, jeder SI und auch jeder im Unternehmen, der Arbeitssicherheitsunterweisungen durchführt. Jeder kennt die berühmten 20%, die in der letzten Reihe pennen oder auf ihrem Mobiltelefon spielen oder die gar nicht erschienen sind und hinter denen jetzt hergelaufen werden muss.
20% verursachen 80% der Risiken (altes Pareto-Knowhow), weil diese Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter häufig zeigen, dass ihnen vieles völlig egal ist. Und es sind häufig nicht wenige Führungskräfte, bis hin in die Geschäftsleitung, darunter.
Und wenn dann eine Sicherheitsfachkraft (intern oder extern) nachfragt, beginnt die Märchenstunde: Es war einmal eine Führungskraft, die hatte sooo viel zu tun und überhaupt keine Zeit … oder die Mitarbeiterin, der nie etwas passiert … oder dem Chef, der in so etwas keinen Sinn sieht und fordert, die Gesetzte müssen geändert werden – ja, dann geh doch zu Netto oder nach Berlin!
Also mal Hand auf Herz, Chefs: Arbeitssicherheit beginnt beim Arbeitsweg und endet beim Arbeitsweg, beinhaltet Führen von Firmen-PKWs ebenso wie den Umgang mit Gefahrstoffen oder den Schutz vor gefährlichen oder lebensbedrohenden Gefährdungen durch entsprechende PSA. Und mittlerweile auch sehr wichtig: die Arbeit im Home-Office!
Also, am einfachsten erhalten Sie Rechtssicherheit, indem sich alle Mitarbeiter, Führungskräfte bis hin zur Geschäftsleitung an den gesetzlich vorgeschriebenen Prozess halten, heißt unterweisen mit arbeitsplatzbezogenen Inhalten gemäß den gesetzlichen Vorgaben. In wenigen Fällen schreibt das Gesetz eine Präsenzunterweisung vor, in anderen Fällen empfehlen wir eine Präsenzunterweisung oder wollen Sie, dass Ihre Mitarbeiter mittels VR Brille die Rettungswege erkunden? Und ein ganz wichtiger Punkt ist das Gespräch mit der Führungskraft! Was nicht heißt, dass Mitarbeiter einen Test bestehen müssen, um unterwiesen zu sein!
Im Regelfall wird dies bei Präsenzunterweisungen gleich mitgemacht mit dem berühmten Satz: Gibt’s noch Fragen? Nein! Dann tragen Sie sich mal in die Liste ein und schreiben Ihren Namen und dann unterschreiben Sie daneben. Was passiert mit dieser Liste: Sie landet auf einem Schreibtisch und wird irgendwann in Excel erfasst (wenn Sie fortschrittlich sind) oder einfach nur irgendwo abgelegt. Das steigert im Normalfall schon einmal Ihre Rechtssicherheit um 80%! Und dazu brauchen Sie keine Digitalisierung!
Wenn Sie sich aber den Prozess einfacher und schlanker gestalten wollen und auch allen internen und externen eigenen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern und betriebsfremden Dienstleistern und Besuchern die Möglichkeit geben wollen, an Arbeitssicherheits, Sicherheitsunterweisungen teilnehmen zu können, dann brauchen Sie Digitalisierung!
Denn, wie wir alle wissen sind dann die Unterweisungen, wie bei einem großen Webshop, 7 Tage die Woche, 24 Stunden am Tag verfügbar, und das heißt nicht, dass diese außerhalb der Arbeitszeit erledigt werden. Nein! Vor allem hat auch der Betriebsrat im Rahmen der Mitbestimmung hier ein gewichtiges Wort mitzureden.
Wie vorgehen?
Ein paar einfache Tricks und Tipps, um Rechtssicherheit und Akzeptanz zu steigern:
- Legen Sie saubere Prozesse fest – Digitalisierung hilft bestehende funktionierende Prozesse zu vereinfachen, nicht diese zu reparieren oder gar einzuführen – Shit in – Shit out!
- Alle Führungskräfte bis hin zur Geschäftsleitung achten darauf, dass diese Prozesse auch durch sie eingehalten werden, denn nur wenn Sie als Geschäftsleitung Ihre Verantwortung für Sicherheit wahrnehmen, dann tun dies auch Ihre Mitarbeiter – Leading by Example (Jack Welch, CEO General Electric Coporation bis 2002)
- Wenn Sie daran denken eine Plattform einzuführen, involvieren Sie frühzeitig den Betriebsrat und einige Key Player aus der Mitarbeiterschaft.
- Unterweisungen, die eine Präsenzveranstaltung erfordern, müssen in Präsenz oder per Videokonferenz durchgeführt werden, aber Sie können digital dokumentiert werden, was das Herumschicken von Unterschriftslisten obsolet macht.
- Unterschriftslisten und Unterweisungsnachweise müssen eindeutig einem Mitarbeiter oder einer Mitarbeiterin, und zwar nur einer Person zuordenbar sein, heißt wenn Sie zwei Peter Maier im Unternehmen haben, dann brauchen Sie klare Eindeutigkeit beim Nachweis.
- Digitale Signaturen und keine handschriftlichen Notizen: Viele der Aufsichtspersonen und auch der Rechtsabteilungen der Berufsgenossenschaften erwarten rechtssichere Unterschriften. Wenn Sie in die §§ 26 und 26a des BGs hineinschauen, erwarten Sie Signaturkarten und andere Zertifizierungsverfahren, die ein Unternehmen selten leisten kann. Daher stellen Sie sicher, dass beim Erstellen des Nachweises für die Unterweisungen alle Angaben mit drauf sind, vor allem die, die Ihr(e) Aufsichtsbeamte® fordert, und dass Sie das Gespräch zur Unterweisung zwischen MitarbeiterIn und Führungskraft bestätigt haben.
- Was Sie unbedingt beachten müssen: Unterweisungen müssen konform zum ArbSchG und den Vorgaben der BGs sein und vor allem: Alle Unterwiesenen müssen im Rahmen eines direkten Austauschs mit der Führungskraft oder SiFa die Möglichkeit bekommen, ihre Fragen zu Unterweisungen stellen zu können, und dies muss auch dokumentiert sein!
- Nuggetlearning: Unser Tipp, Unterweisungen müssen kurz und knackig sein und in einem Zeitraum von 5 bis 15 Minuten abgeschlossen sein, dann machen auch viele mit – lieber 12 x 10 Minuten als zwei Stunden am Stück, das fördert die intrinsische Motivation.
- Mobiles Arbeiten: Unterweisungen müssen auf allen Geräten vernünftig bearbeitbar sein. Die heißt, es erfordert eine native App mit optimierter Anzeige des Inhalts und nicht eine Web App, die je nach Browser gut oder weniger gut lesbar ist.
- Arbeitsplatzbezogen: Inhalte müssen arbeitsplatzbezogen sein, somit müssen auch extern zugekaufte Inhalte, wie Standardunterweisungen, anpassbar sein.
- Mitarbeiter sollen vor jeder digitalen Unterweisung bestätigen, dass sie über ihre Rechte und Pflichten aufgeklärt wurden und dies verstanden haben und nach jeder Unterweisung einmal bestätigen, dass sie diese Unterweisung selbstständig durchgeführt haben.
- Revisionssichere Inhalte: Unterweisungsinhalte dürfen nicht OTF (on-the-fly) änderbar sein, und es muss klar dokumentiert werden, welche® MitarbeiterIn welche Unterweisung bearbeitet hat, was meist kritisch ist.
- Barrierefreier Zugang: Was nutzt Ihnen ein Haufen Trainings und Kurse, die hinter sicher verschlossenen Firewalls liegen und sich ein(e) MitarbeiterIn erstmal über ein VPN einloggen muss oder ein von der IT zertifiziertes Mobilgerät braucht, um sich einzuloggen, dann sich noch einmal einloggen muss und und … make it easy, dann bekommen Sie auch take it easy.
- Benutzerfreundlichkeit: Eine digitale Plattform muss es jedem, der über entsprechende Rechte verfügt, erlauben, Inhalte auch kurzfristig zu ändern und zu priorisieren, damit Kollegen auch nach Erstellung einer neuen Gefährdungsbeurteilung schnell unterwiesen werden können.
- In-House: Eine digitale Lösung darf nicht dazu führen, dass alle Arbeiten nur extern erledigt werden können, wie zum Beispiel das Ändern von zugekauften Inhalten. Das führt zu Zeitverlust und kostet auch häufig eine Menge Geld.
- Nutzerfreundlichkeit: Langweilen Sie Ihre Mitarbeiter nicht mit endlosen Videos und Hochglanztrainings, alle haben heute viel zu tun und alle wollen schnell fertig werden und sich nicht mit lästigen Hardwareproblemen oder endlosen Downloadzeiten rumschlagen.
- Und nochmals: Bevor Sie digitalisieren, fixen Sie Ihre Prozesse, denn was vorher nicht richtig läuft, wird durch Digitalisierung auch nicht richtig laufen. Jeder muss seine Verantwortung kennen und auch bereit sein, diese zu leben!
Autor: Dipl.-Ing. & Dipl.-Wirt.-Ing.
Achim Schaller
In seiner beruflichen Laufbahn mit dem Thema Führung und Änderung hat er viele Erfahrungen als Vorstand und Geschäftsführer gemacht. Die Einbindung aller Mitarbeiter in Arbeitssicherheit und Compliance und eine rechtssichere Dokumentation sind für ihn der Schlüssel zu weniger Unfällen und mehr Rechtssicherheit.
