Ihre Fragen – Unsere Antworten zu HSE 4.0

Wofür eignet sich die Software eigentlich?

HSE 4.0 ist ein LMS (Learning-Management-System) auf SaaS (Software as a Service) Basis, gehostet auf Servern in Deutschland, geeignet für kleine bis große Unternehmen, externe Fachkräfte für Arbeitssicherheit, externe Experten und Beratern aus den Bereichen Datenschutz, Compliance u.v.m..
HSE 4.0 ist ein eigenständiges System, welches direkt von Ihnen genutzt werden kann, ohne aufwendige Vorbereitungen seitens Ihrer IT. Natürlich können wir auch Anbindungen an bestehende LMS (z.B. Cornerstone, Saba, moodle, Ilias, TTS, Adobe, SAP Success Factor, Microsoft Dynamics, etc.) anbieten, da diese Systeme in der Regel über keine rechtskonformen Lernplattformen für Compliance Themen verfügen.

Wer kann wie die Software anwenden?

HSE 4.0 ist ein LMS (Learning-Management-System) auf SaaS (Software as a Service) Basis und kann von Unternehmen, Organisationen und Ihren Beratern, Trainern und Experten als hochflexible und einfach zu bedienende Web und App Plattform genutzt werden. Mit HSE 4.0 sind Sie in der Lage, alle Trainings und Coachings, ob Präsenz, Blended oder Online zu begleiten und Ihren Mitarbeitern und Kunden alle gewünschten Informationen digital zur Verfügung zu stellen.

Wir erfüllen als einzige Softwareplattform laut mehrfacher Aussage der DGUV und einigen BGs alle gesetzlichen Anforderungen an rechtssichere Durchführung und Dokumentation von gesetzlich vorgeschriebenen Unterweisungen und Trainings, wie z.B. Arbeitssicherheit, Abfallmanagement, Gefahrstoffe bis hin zu Datenschutz, Korruption, Geldwäsche und viele mehr.

Sie können natürlich auch alle Soft-Skill Personalentwicklungsmaßnahmen in HSE 4.0 für eine gesamte Organisation abbilden. Das gibt unseren zahlreichen Kunden hohe Transparenz, macht Beratern die Arbeit leichter und uns einzigartig.

Bei welcher Unternehmensgröße rechnet sich die Investition?

Für Kleinst- und Kleinbetriebe rechnet sich eine Plattform selten. Es gibt unzählige Anbieter im Internet inkl. Ihrer BG, welche E-Learning Inhalte für Ihre Nutzer zur Verfügung stellen.

Für Unternehmen ab ca. 25 Mitarbeitern kann sich eine Plattform auf jeden Fall rechnen. Und je enger verbunden diese Mitarbeiter mit Umsätzen sind, desto besser ist die Rendite. Beispiel: 25 Mitarbeiter werden durch eine FaSi in einem Präsenztraining 2 Stunden pro Jahr geschult, heißt 50 Stunden pro Jahr zzgl. die Kosten der FaSi (ca. 160,00 Euro).
Bei einem Verrechnungssatz z.B.
im Handwerk von 80,00 Euro = 25 Mitarbeiter x 2 Stunden x 80,00 Euro + 160,00 Euro = 4.160,00 Euro
im Service mit 100,00 Euro = 25 Mitarbeiter x 2 Stunden x 100,00 Euro + 160,00 Euro = 5.160,00 Euro
in der Dienstleistung mit 35,00 Euro = 25 Mitarbeiter x 2 Stunden x 35,00 Euro + 160,00 Euro = 1.910 Euro

Viele argumentieren, dass Mitarbeiter auch bei Online Kursen Arbeitszeit nutzen – das ist richtig. Mit der richtigen Gestaltung der Kurse und Unterweisungen verbringen die Mitarbeiter 3-5 Minuten jeden Tag am Rechner oder am Mobilgerät. Und diese Zeit ist immer vorhanden. Unsere Lösung rechnet sich auf jeden Fall.

Was kostet HSE 4.0?

Lizenzgebühren der HSE 4.0 Basic Version kostet ab 899,00€ pro Jahr. Weitere Preise finden Sie in unserem Webshop oder direkt in unseren Softwareoptionen.

Wie lange dauert die Implementierung von HSE 4.0?

Nach Auftragserteilung und Bezahlung der Rechnung, steht Ihnen die Plattform innerhalb eines Tages zur Verfügung. Ihr Masteruser kann die gesamte Plattform aufsetzen, oder, wenn Sie es schneller möchten, dann erledigen wir dies auch gerne für Sie. Die Kosten hierzu finden Sie in unserem Webshop.

Wie können Berater und Trainer HSE 4.0 verwenden?

HSE 4.0 ist ein LMS (Learning-Management-System) auf SaaS (Software as a Service) Basis benötigt kein großes Setup für externe Berater und Beratungsunternehmen.
Sie können alle Mitarbeiter Ihrer Kunden auf unserer Plattform verwalten und legen fest, welchem Mitarbeiter oder welcher Mitarbeiterin Sie welche Trainingskurse zuweisen.
Sie können die Mitarbeiter sehr einfach in Gruppen nach Unternehmen oder Themen zusammenfassen, Sie können andere externe Berater als Verantwortliche für Kursinhalte mit einbinden. Sie können Ihren Kunden eine Übersicht liefern, wie ein Entwicklungs- oder Change Prozesse im Unternehmen voranschreiten und wie erfolgreich Sie mit den von Ihnen empfohlenen Maßnahmen sind. Sie haben einen objektiven Erfolgsnachweis
Sie binden die Führungskräfte Ihrer Kunden mit ein, indem Sie diesen die Verantwortung in diesem Entwicklungsprozess übertragen oder die Verantwortung für die Durchführung von Sicherheits- oder Compliance Trainings wahrnehmen.
Sie erstellen Kurse mit einem oder mehreren Kapitel(n) mit oder ohne Verständnisfragen, Lerninhalten oder Testinhalten, mit Single oder Multiple Choice Fragen, oder Kapitel mit Umfragen oder Fragen mit Freitextantworten, damit Sie Ihr gesamtes Dienstleistungsspektrum abbilden können.

Sie können die Plattform für Ihre Neukundenakquise nutzen, indem Sie einfache Inhalte neuen potenziellen Kunden zur Verfügung stellen. Sie haben ein Werkzeug, dass Sie von anderen Beratern und Trainern abhebt, und Ihnen hilft Ihren Umsatz zu steigern.

Kann die Software nur Sicherheitsunterweisungen oder kann sie mehr?

HSE 4.0 kann mehr! Sie können alle Ihre Schulungsmaßnahmen in einer Datenbank dokumentieren. Egal ob Personalentwicklung, ob HSE, Umweltschutz, Nachhaltigkeit, Energiemanagement oder Compliance, egal ob Präsenztrainings, Zoom- oder MS-Teams Formate, interne oder externe Seminare, Blended Learnings, Onlinetrainings oder WBTs. Auch Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter können alles dokumentieren, was Sie privat im Bereich Weiterbildung gemacht haben, alles ist in 1 Datenbank zusammengefasst und mit 2 Mausklicks abrufbar.

Und zwar für alle Themenbereiche wie

Themen aus der Personalentwicklung, wie Verkaufstrainings oder Kommunikation oder Teambuildings, u.v.m.
Sicherheitsunterweisungen, wie Arbeitssicherheit, Erste Hilfe, Brandschutz, Hygiene, Entsorgung, u.v.m.
Compliance Trainings, wie Korruption, Betrug, Geldwäsche, Tax-Compliance, Basel IV, u.v.m.
IT-Themen, wie IT-Governance, Datenschutz, DSGVO u.v.m.
Nachhaltigkeit, wie die ökologischen, ökonomischen und sozialen Aspekte der Nachhaltigkeit u.v.m.

Alle gesetzlich vorgeschriebene Prozesse einer Unterweisung, wie z.B. auch den Frage-und-Antwort Teil dokumentieren wir rechtssicher in unserer Datenbank ab.

Wie stelle ich sicher, dass Befragungen durchgeführt werden?

Viele gesetzlich vorgeschriebene Unterweisungen erfordern, dass Jeder zu dem Kurs, der Unterweisung oder dem Training seine persönlichen Fragen stellen kann. Hierauf wird die Mitarbeiterin oder der Mitarbeiter nach jedem Kurs hingewiesen. Dieser Hinweis muss bestätigt werden. Des Weiteren erhalten dann Mitarbeiter und verantwortliche Führungskraft einen Hinweis per E-Mail oder per Push-Mitteilung, dass dieses Gespräch von Beiden noch bestätigt werden muss. Dieses Gespräch kann per E-Mail Austausch, Chat, telefonisch oder persönlich als Einzel- oder Gruppengespräch geführt werden.

In HSE 4.0 steht Jedem ein Chat Tool zur Verfügung, in welchem ein solcher Austausch auch aufgezeichnet werden kann. Die Mitarbeiterin oder der Mitarbeiter kann der verantwortlichen Führungskraft die Fragen übermitteln und die Führungskraft kann dem gesamten Team mit 2 Klicks antworten. Damit gehen Informationen nicht verloren und Alle sind auf dem gleichen Wissensstand.

Fremdfirmenmanagement: Sind Unterweisungen für Besucher und Externe möglich?

HSE 4.0 gibt Ihnen die Option Externe sich selbst registrieren zu lassen. Nach Bestätigung der Registrierungs-Mail, können sich diese direkt einloggen und im Web oder App die erforderlichen Sicherheitsunterweisungen durchführen, welche Sie für das Betreten oder Befahren des Firmengeländes benötigen. Wie alle Unterweisungen, so können Sie auch diese so einstellen, dass die Unterweisung nach einem bestimmten Zeitraum wiederholt werden muss, oder eine erneute Unterweisung durchgeführt werden muss, wenn sich Vorschriften oder Regeln geändert haben.

Automatisch wird bei Erfüllung der von Ihnen eingestellten Mindestkriterien ein Zutrittsausweis nach Ihrer Vorlage erstellt. Der kann dann z.B. auch für Ihr Besucherregistrierungssystem verwendet werden. Zutrittsausweise können mit Lichtbild, QR-Code oder digitaler Unterschrift versehen werden, um deren Sicherheit zu erhöhen und Missbrauch einzuschränken. Natürlich können Sie diese Unterweisungen auch in der Landessprache der Besucher, der Lieferanten oder Kunden anbieten.

Wie ist das Lizenzmodell?

Wir bieten Ihnen 2 Lizenzmodelle an – eine Cloudlösung mit Servern in Deutschland und eine Hosting Lösung, bei der unsere Software auf Ihren Servern installiert wird. Unsere Cloudlösung basiert auf Webspeicherplatz. In der Basisversion bekommen Sie 1 GB Speicher. Das mag wenig erscheinen, aber da wir keine Videoplattform oder Musik Streamingdienst sind, reicht dies aus um 4-5 Kurse inkl. Inhalte mit bis zu 500 Nutzern zu bedienen. Preise zu unseren Lizenzen finden Sie in unserem Webshop hier.

Bekomme ich meine eigene Plattform?

Ja, die Basisversion HSE 4.0 Basic Version bietet bereits umfangreiche Individualisierung

    Landingpage (im Web)

und im Web und der App

    Ihr Logo
    Ihre Farben
    Ihre Korrespondenzmail
    Ihre Nutzungsbedingungen
    Ihre Datenschutzbestimmungen
    Ihren Support User

Des Weiteren bestehen Möglichkeiten, Nutzern zu erlauben, Ihre eigenen Kurse und Aktivitäten zu erstellen (LXP), sowie Nutzern zu gestatten, sich selbst registrieren zu können. Weitere Optionen finden Sie hier.

Wie verhält es sich mit der Rechtssicherheit?

Onlineunterweisungen sind von allen Berufsgenossenschaften (BG) anerkannt – viele BGs bieten auch eigene Unterweisungen an. Ob die Unterweisungsnachweise digital unterschrieben werden dürfen oder ob dies nicht zulässig ist, entscheiden häufig die Aufsichtspersonen der jeweiligen BG.

Wie verhält es sich mit der Rechtssicherheit der Unterschriften?

Leider ist dieses Thema nicht geregelt, aber da wir für jede Unterweisung das Datum, die Zeit und die IP Adresse des Mitarbeiters oder der Mitarbeiterin aufzeichnen und diese auch auf dem Unterweisungsprotokoll mit ausgeben können, ist der Protokollierungs- und Dokumentationspflicht genüge getan. Natürlich müssen rechtssichere Unterschriften den Vorschriften der §§ 26 und 26a BGB entsprechen, aber es geht auch einfacher. Sollte die Aufsichtsperson der BG auf Originalunterschriften bestehen, so können Sie die Unterweisungsnachweise jederzeit ausdrucken und unterzeichnen lassen.

Wie verhält es sich mit dem Datenschutz?

Nutzer, welche Sie anlegen, haben bereits in der Regel Ihre interne Datenschutzverordnung unterschrieben, so dass hier nichts mehr unternommen werden muss. Externe Nutzer müssen bei Ihrer Registrierung bestätigen, dass Sie Nutzungsbedingungen und Datenschutzbestimmungen akzeptieren und dass Sie Ihre Daten selbstständig löschen können.

Ist die Nutzerzahl begrenzt?

Die Anzahl der Nutzer ist bei HSE 4.0 nicht limitiert.

Hat jede(r) Mitarbeiter*In einen eigenen Login?

Ja, jeder Nutzer oder Nutzerin hat einen eigenen Login mit eigenem Passwort und kann dieses auch jederzeit ändern bzw. abfragen, selbst wenn diese(r) Nutzer*In keine eigene interne Mailadresse hat, so werden die Änderungen oder Mitteilungen über die zuständige Verantwortliche oder den zuständigen Verantwortlichen zugestellt.

Werden die Mitarbeiter*Innen regelmäßig an fällige Unterweisungen erinnert?

Ja, es gibt eine Erinnerungsfunktion per Mail oder per Push Mitteilung (in der App).

Ist HSE 4.0 nur für Sicherheitsunterweisungen?

HSE 4.0 können Sie für alle Trainingsthemen und Weiterbildungen, internen und externen Veranstaltungen, mit eigenen oder fremden Trainern, in allen Trainingsformaten, wie Präsenzkurse, Blended Learning, Online Trainings (WBT) und Selbstlernkursen (Learning Experience Format LXP) nutzen. Ihre gesamte Personalentwicklung, Arbeitssicherheit, Compliance, Gesundheitsprävention, Entsorgung, Nachhaltigkeit, Arbeitsanweisungen etc. in einer einzigen Plattform. Gesetzlich vorgeschriebene Unterweisungen werden entsprechend dokumentiert, Trainings bekommen Ihre eigenes Zertifikat, Mitarbeiter erfassen ihre persönlichen Weiterbildungen und beruflichen Interessen.

Haben Mitarbeiter oder die Mitarbeiterinnen die Unterweisungen wirklich selbst gemacht?

Natürlich gibt es Betrug. Wer betrügen will, kennt das System und weiß, wie es ausgetrickst werden kann.

Natürlich gibt alle möglichen Formen von Gesichtsüberwachung, Tätigkeitsüberwachung, Standortüberwachung und anderen Kontrollsystemen.

Wenn Sie dies wirklich wollen, sind Sie bei uns falsch.

Der Mitarbeiter oder die Mitarbeiterin werden vor jedem Kurs auf Ihre Rechte und Pflichten hingewiesen, und bestätigen, dass Sie diese gelesen und verstanden haben. Nach Bearbeitung der Untererweisung, bestätigt jeder, dass dieser Kurs selbstständig durchgeführt wurde. Eine weitere Möglichkeit besteht immer darin, dass die Führungskraft ein Gespräch zu den Unterweisungsthemen mit den Mitarbeiter*Innen führt.

Gibt es eine SAP oder ERP Anbindung?

Wir können jede Anbindung mittels CSV Austausch realisieren. Sie können Nutzer importieren und exportieren, Sie können Inhalte importieren und exportieren und Sie bekommen regelmäßig alle Ergebnisse als Dateianhang zugemailt. Diese können Sie dann in Ihr LMS einspielen. Online Schnittstellen sind machbar bedürfen allerdings einer vorherigen Prüfung und regelmäßiger Wartung und müssen bei Änderungen durch Updates oder Upgrades gegebenenfalls auch wieder angepasst werden.

Ist HSE 4.0 SAP S4 fähig?
Ja, auch hier gilt dasselbe wie für SAP R3.

Was muss ich bei den Inhalten beachten?

Das ArbSchG und die gängigen Vorschriften sagen aus, dass jede Unterweisung arbeitsplatzbezogene Inhalte aufweisen muss. Dies erfordert, dass jede Unterweisung, ob Präsenz oder Online, angepasst werden muss – nach Tätigkeiten, Gefährdungen, Standorten etc.. Daher müssen Kurse durch Ihre SiFa, Ihr Team vom E-Learning oder Ihre externe Agentur an die Erfordernisse und die Gefährdungsbeurteilungen anpasst werden. Das ist häufig mühsam und aufwendig, oder gar nicht selbst möglich und kostet sehr viel Geld. Daher hat HSE 4.0 einen internen Editor, der Ihnen erlaubt neue Inhalte oder bestehende Inhalte einfach, schnell und unkompliziert mit wenigen Mausklicks zu bearbeiten.

Lediglich Unterweisungen der gesetzlichen Grundlagen von Arbeitnehmern, Führungskräften und Arbeitgebern können Sie als Standard für Alle verwenden.

Welche Inhalte gibt es bereits?

In unserem Webshop finden Sie fertige Inhalte der Grundlagen der Arbeitssicherheit oder DSGVO, welche Sie 1:1 übernehmen können und Vorlagen, welche noch auf die Spezifika Ihres Unternehmens angepasst werden müssen.

Exceln Sie noch oder wie übersichtlich sind die Berichte?

Aufgrund der verschiedenen Präsenz, Blended Learnings, Onlineschulungen, externen Seminaren oder eigene Weiterbildungen durch die Mitarbeiter sind diese Informationen oft in vielen Dateien versteckt und niemand hat Überblick. Viele Unternehmen pflegen aufwendig noch Excel Listen! Wer wann welche Unterweisung besucht hat, handschriftliche Anwesenheitslisten werden mühsam per Hand übertragen und sind 1. nie aktuell und 2. meist fehlerhaft und 3. meist doppelt geführt. Dazu kommt, dass Fachkräfte für Arbeitssicherheit Ihre eigenen Listen haben, Datenschutzbeauftragte haben Ihre eigenen Listen, Compliance Verantwortliche wiederum eine 3. oder 4. und so weiter. Und wie gesagt, diese Excellisten sind nie aktuell. Die Pflege ist aufwendig und egal, wieviel Mühe Sie sich geben, die Informationen sind nicht aktuell. Also wieviel Vertrauen haben Sie in Ihre Listen?

HSE 4.0 erfasst alle Trainings, Unterweisungen, Kurse, Blended Learnings, Onlineschulungen und eigene Schulungen in einer Datenbank. Und egal, wann Sie diese abrufen, Sie haben immer alle Themen und Trainings auf einen Blick – für jede(n) Mitarbeiter*In, jedes Team, jede Abteilung, jedes Thema, jeden Standort, jede Region, jedes Land, jeden Unternehmensbereich und das Gesamtunternehmen.

Durch Export in Excel können Sie diese Daten einfach weiter verarbeiten und Ihre ganz individuellen Auswertungen und Dashboards erstellen.

Bei uns gibt es Fremdfirmen – wie erfasse ich diese?

Alle Nutzer können erfasst werden und können ohne großen Aufwand unterwiesen werden:

Eigenes Personal
Fremdpersonal
Besucher
Aushilfen
Berater

Ich habe externe Berater und Trainer – haben diese auch Zugriff?

Sie können Externe jederzeit registrieren oder sich selbst registrieren lassen. Ausgestattet mit den entsprechenden Rechten können diese dann jederzeit Ihre eigenen Kurse erstellen, hochladen und ändern.

Wie oft gibt es Updates?

Wir arbeiten kontinuierlich an der Optimierung der Nutzerfreundlichkeit und Erweiterung der Funktionalität.

Bieten BGs Unterweisungen an?

Ja, viele BGs bieten eigene Onlineschulungsportale und WBTs zum Unterweisen an. Da die BGs für viele Branchen zuständig sind, sind diese Unterweisungen häufig sehr allgemein, wenig arbeitsplatzbezogen, langwierig und aufwendig und am Ende erfolgt häufig ein Hinweis, dass dieser Kurs einen Unterweisung nicht ersetzt.

Einige Links
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